Gerhard Kwasnik GHK-Consulting

Meldestellen-Beauftragter und Betrieb Ihrer internen Meldestelle im Unternehmen

Die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schreibt Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten einschließlich geringfügig Beschäftigten und freien Mitarbeitern vor, eine interne Anlaufstelle für Hinweisgeber oder Whistleblower einzurichten.

Um ihr Meldesystem umzusetzen, können Unternehmen unabhängige Dritte als interne Meldestelle beauftragen. Da die Funktion unparteiisch und unabhängig sein muss, ist es ratsam, einen sachkundigen externen Experten zu engagieren. Das Hinweisgebersystem muss bis 17. Dezember 2023 eingeführt sein.

Die Rolle des Meldestellen-Beauftragten oder Whistleblower-Beauftragten in Unternehmen besteht darin, Hinweise zu Compliance- oder Rechtsverstößen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Diese Position ist von entscheidender Bedeutung für die Umsetzung des HinSchG. Der Meldestellen-Beauftragte hat die Aufgabe sicherzustellen, dass Hinweisgeber keine negativen Konsequenzen aufgrund ihres Hinweises erfahren, während das Unternehmen dennoch über Fehlverhalten informiert wird, um es anzugehen und zu korrigieren.

Wie sieht die Zusammenarbeit aus?

Indem Sie den Auftrag erteilen, Ihre interne Meldestelle als Meldestellen-Beauftragter zu betreiben, erfüllen Sie die gesetzliche Verpflichtung gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten.
Das elektronische Hinweisgebersystem wird an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst und alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung gestellt. Im Wesentlichen erhalten Sie ein maßgeschneidertes Konzept für Ihr Unternehmen, Datenschutzinformationen sowie umfassende Beratung zum Thema Hinweisgeberschutzgesetz.
Interne Ressourcen wie der Datenschutzbeauftragte, die Compliance-Abteilung oder der Informationssicherheitsbeauftragte erhalten Unterstützung.
Um sicherzustellen, dass Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter mit dem Hinweisgebersystem vertraut sind und allgemeine Compliance-Richtlinien verstehen, werden sie geschult.
Sobald ein Hinweis eingeht, wird dessen Plausibilität (Anwendungsbereich des Gesetzes) sowie Ernsthaftigkeit und Verwertbarkeit geprüft. Innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist wird der Eingang bei dem jeweiligen Meldenden bestätigt.
Sie werden über den Eingang des Hinweises sowie vorläufige Prüfergebnisse informiert.
In Übereinstimmung mit geltenden Vorschriften erfolgt die Kommunikation vertraulich.
Durch entsprechende Berichte werden Sie über die Arbeit auf dem Laufenden gehalten.
Bei Bedarf werden Sie optional bei internen Ermittlungen unterstützt und beraten nachdem interne Meldungen eingegangen sind.

Meldestellen-Beauftragter

Betrieb Ihrer internen Meldestelle im Unternehmen

Basisleistung

Ab 150 € / Monat – für Firmen und Institutionen zwischen
50 und 250 Beschäftigten

Hinweisgeberportal (online) mit gesicherter Videokommunikationsmöglichkeit Betrieb der internen Meldestelle gemäß
§ 12 HinSchG

Betreuung des Hinweisgeberportals
Sicherstellen der Anonymität für Hinweisgeber
Aufgaben gemäß § 17 HinSchG: Entgegennehmen von eingehenden Hinweisen und neutrale Bewertung.
- Prüfen auf sachlichen Anwendungsbereich gemäß § 2 HinSchG
- Kommunikation mit Hinweisgebern, Zeugen etc.
- Prüfen der Stichhaltigkeit eingegangener Meldungen
Einhalten der gesetzlichen Fristen
Gemäß § 11 HinSchG Dokumentation der Meldungen
Gemäß § 18 HinSchG Folgemaßnahmen der internen Meldestelle
Abschlussberichte, regelmäßigen Tätigkeitsberichte

Weitere Leistungen

Unterstützung beim bzw. Erstellen der für die Meldestelle erforderlichen
- Datenschutzdokumentation
- Verarbeitungstätigkeiten
- Informationspflichten
- Dokumentation technische und organisatorische Maßnahmen

Informationen über relevante Gesetze und Gerichtsurteile

Einrichtung und Einführungsprojekt

Einmalige Kosten ab 750 €

Projektplanung und Durchführung
Kommunikation mit internen Anspruchsgruppen
Erstellen interne Unternehmensrichtlinien/Dienstanweisungen
Individualisieren des Hinweisgeberportals und Einrichten der Meldekanäle
Schulen der Führungskräfte Online oder vor Ort
Schulen der Beschäftigten Online, vor Ort über Schulungsportal oder Handouts

Optionale Leistungen

Individuell nach Stundensatz oder pauschal

Unterstützung und Beratung interner Abteilungen nach eingegangenen Hinweisen
Interne Ermittlungen
Mitwirken beim Erstellen einer Betriebsvereinbarungen
Erstellen/Mitwirken beim Erstellen einer Datenschutzfolgenabschätzung
Bereitstellen eines telefonischen Meldekanals

Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Der Vertrag kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt werden, ansonsten verlängert er sich der Vertrag um 12 Monate.

Vor Ort Termine lassen sich durch Onlinebearbeitung, Telefon-, Videokonferenzen und Webinare oft vermeiden, in manchen Fällen sind sie unerlässlich. In diesen Fällen werden für jeden Besuch 0,70 € pauschal je gefahrenem Kilometer abgerechnet. Reisezeiten werden nicht berechnet.

Alle Preise zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer von derzeit 19%.

Stand 11/2023