Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling gehört zum Bereich des Personalwesens. Diesen Begriff gibt es erst seit Mitte der 1980er Jahre und er fasst die Teilaufgaben der Personalwirtschaft zusammen.

Fälschlicherweise wird Controlling oft mit Kontrolle übersetzt. Während es sich bei Kontrolle um einen vergangenheitsorientierten und statistischen Vorgang handelt, bezieht sich Steuerung (richtige Übersetzung des Begriffes) eher auf die zukunftsorientierte Betrachtung.

Prof. Dr. Rolf Bühner, 1994: „... die Ausrichtung der Planung, Steuerung und Kontrolle

personalwirtschaftlicher Prozesse auf den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens ...mit dem besonderen Anspruch, Wirtschaftlichkeitspotenziale offenzulegen und freizusetzen.“.

Aufgaben des Personalcontrolling

Zentrale Aufgabe des Personalcontrollings ist der Abgleich zwischen Personalplanung und Personalkontrolle. Hierbei ist zu beachten, dass die Personalplanung mit den Teilplanungen anderer Funktionsbereiche und mit der Gesamtunternehmensplanung vereinbar ist. Die Koordination dieser Planungs- und Kontrollfunktion findet Anwendung in diesen Bereichen:

Das Hauptaugenmerk liegt auf den Mitarbeitern eines Unternehmens. Dabei wird nicht auf jeden einzelnen Mitarbeiter geschaut, sondern auf ganze Mitarbeitergruppen.

Typische Betätigungsfelder sind:

• Mitarbeiterzahlen
• Personalkostenplanung/-budgetierung
• Personalplanung
• Risikomanagement (z.B. Alterssturktur, Fluktuation, Nachfolgeplanung)
• Planstellen
• Pesonalbedarfsplanung
• Kosten und Kennzahlen von Personalprozessen
• etc.

Instrumente des Personalcontrolling

Als Basis des Personalcontrollings wird ein vollständiger Personaldatenbestand benötigt. Es reicht nicht aus, wenn bereits im Vorfeld Datenbestände zusammengetragen wurden. Mit Hilfe von Personalcontrolling kann man nicht nur aktuelle Personalstatistiken erfassen, es besteht auch die Möglichkeit, zukunftsorientiert zu planen. Dies ist vor allem für Unternehmen von großer Bedeutung. Wie genau und zuverlässig diese Daten sind, hängt zum einen von der Qualität, aber auch von der Eintrittswahrscheinlichkeit ab.

Dabei unterscheidet man zwischen folgenden Abgrenzungen:

• Ist-Daten: personalbasierende Daten (z.B. Personalkosten pro Mitarbeiter, etc.)
• Vorausschau-Daten: gelten als gesichert, da sie bereits im Personalsystem erfasst sind (z-B. Versetzungen etc.)
• Prognose-Daten: gelten als unsicher, da diese Art der Prognose nicht an bestimmte Personen gebunden ist und auf Trends beruht (z-B. erwartete Mutterschutz- und Elternzeiten, Krankheitsquote, etc.).

Mit Hilfe dieser Szenarien kann das Personalcontrolling eine wichtige Säule bei der Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung von Veränderungen im Unternehmen sein.

Eine weitere Abgrenzung wird zwischen quantitativen und qualitativen Daten vorgenommen.

• Quantitative Daten: (einzeln oder gehäuft): z.B. Personalkosten
• Qualitative Daten: Werden z.B. durch Befragung von Mitarbeitern erhoben (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit).

Ziele des Pesonalcontrolling

Das Personalcontrolling soll zur optimalen Wertschöpfung der Human-Resources (personengebunden Wissensbestandteile in den Köpfen der Mitarbeiter) beitragen sowie effiziente und effektive Entscheidungen des Personalmanagements vorbereiten. Außerdem soll es die Unternehmens- und Personalleitung in der Erreichung der jeweiligen Ziele unterstützen, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens sichern und steigern, die Personalarbeit in die Steuerung des Unternehmens integrieren und Transparenz im Personalbereich schaffen.

Was spricht für ein externes Personalcontrolling?

• die fehlende Personalkapazität in Ihrem eigenen Haus
• eine externe, unabhängige Sicht und Beurteilung 
• konkrete Vorschläge wie Sie was verbessern und optimieren können.
• Konkrete Unterstützung bei Veränderungsprozessen

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